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Akteur

Ein Akteur ist unmittelbar an dem Ablauf eines Geschäftsprozesses beteiligt (z.B. Person, Gruppe von Personen oder Organisation). Als Handelnde in Rollen starten Akteure den Prozess und führen wesentliche Arbeitsschritte aus.

Bürokratiekosten

"Bürokratiekosten [...] sind solche, die natürlichen oder juristischen Personen durch Informationspflichten entstehen. Informationspflichten sind aufgrund von Gesetz, Rechtsverordnung, Satzung oder Verwaltungsvorschrift bestehende Verpflichtungen, Daten und sonstige Informationen für Behörden oder Dritte zu beschaffen, verfügbar zu halten oder zu übermitteln. Andere durch Gesetz, Rechtsverordnung, Satzung oder Verwaltungsvorschrift entstehende Kosten sind nicht umfasst." (Gesetz zur Einsetzung eines Nationalen Normenkontrollrates, § 2 Abs. 2.)

URL: http://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/nkrg/gesamt.pdf
Zugriff am: 01.11.2012

Bürokratiekostenmessung
(Standardkostenmodell)

Das in mehreren europäischen Ländern bewährte Standardkosten-Modell (SKM) ist eine Methode zur Messung von Bürokratiekosten, welche sich für Unternehmen und Bürger daraus ergeben, dass sie gesetzliche Informationspflichten zu erfüllen haben. Die Transparenz über verursachte Bürokratiekosten dient der politischen Ebene als Ansatzpunkt, wie und an welcher Stelle diese Kosten reduziert werden können. Das Regierungsprogramm "Bürokratieabbau und bessere Rechtsetzung" (April 2006) zielt jedoch ebenfalls auf eine Senkung der Bürokratiekosten für Bürger und Verwaltung.

Ausgangspunkt der Erhebung sind Gesetze, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften. Diese werden hinsichtlich der enthaltenen Informations- und Meldepflichten analysiert. Schließlich wird in Unternehmen der Zeit- und Kostenaufwand ermittelt, der erforderlich wird, um staatliche Informationsanforderungen zu erfüllen. Das Ergebnis ist der monetär bewertete Aufwand, also die Höhe der Bürokratiekosten (vgl. Jantz/Veit 2011, S. 130f.).

Jantz, B./Veit, S. 2011: Entbürokratisierung und bessere Rechtsetzung, in: Blanke B. et al. (Hrsg.): Handbuch zur Verwaltungsreform, Wiesbaden, S. 126-135.

Business Process Modeling Notation (BPMN)

Business Process Modeling Notation ist eine international anerkannte Modellierungssprache. Mit Hilfe dieser Modellierungstechnik wird die Abfolge eines Geschäftsprozesses, d.h. dessen Arbeitsschritte und Nachrichten zwischen verschiedenen am Geschäftsprozess Beteiligten, anhand eines Flussdiagramms grafisch dargestellt.

Cluster

In einem Cluster werden strukturgleiche bzw. inhaltlich ähnliche Prozesse zusammengefasst.

E-Government

Unter E-Government ist nicht vorrangig die Betrachtung der technischen Anteile von E-Government zu verstehen. Mit Informationstechnik und vernetztem E-Government ergeben sich neue Gestaltungspotenziale, insbesondere durch mehr Arbeitsteilung zwischen Organisationen. Neue Formen der vernetzten Leistungserstellung - ermöglicht durch IT - entstehen (z.B. Trennung zwischen Front- und Back-Office, Shared Services). Vernetztes E-Government erfordert eine Prozessorientierung. Prozessschritte der Arbeitsorganisation werden herausgearbeitet, detailliert analysiert. So können Prozessschritte über Verwaltungs- und Sektorgrenzen hinweg neu gestaltet werden.

Lenk, K.1999: Electronic Government als Schlüssel zur Innovation der öffentlichen Verwaltung, in: Lenk, K./Traunmüller, R. (Hrsg.): öffentliche Verwaltung und Informationstechnik - Perspektiven einer radikalen Neugestaltung der öffentlichen Verwaltung mit Informationstechnik, Heidelberg, S. 123-142.

Lenk, K./Schuppan, T./Schaffroth, M. 2010: Vernetzte Verwaltung. Organisati- onskonzept für ein föderales E-Government Schweiz, eCH-White Paper, Eidgenössisches Finanzdepartement, Schweiz.

Hill, H. 2004: Transformation der Verwaltung durch E-Government, in: Dfk. Deutsche Zeitschrift für Kommunalwissenschaften, 43. Jg., 2004/II, S. 17-47.

Brüggemeier, M./Dovifat, A./Kubisch, D./Lenk, K./Reichard, C./Siegfried, T. 2006: Organisatorische Gestaltungspotenziale durch Electronic Government. Auf dem Weg zur vernetzten Verwaltung, Berlin.

Elektronische Vorgangsbearbeitung

Elektronische Vorgangsbearbeitungssysteme (VBS) sind IT-Verfahren, die Geschäftsprozesse, im Sinne einer elektronischen Aktenführung, vom Posteingang bis zur Ablage und Archivierung unterstützen. Sie verbinden demnach die Funktionalitäten der Registratur, des Dokumentenmanagements und der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen.

BMI 2012: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit - Baustein E-Vorgangsbearbeitung; Sächsischer Landesrechnungshof 2008: Elektronische Vorgangsbearbeitung in der Landesverwaltung

Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)

Ereignisgesteuerte Prozessketten sind semiformale Modelle, um Geschäftsprozesse grafisch darzustellen. Die EPK-Methode besteht aus drei wesentlichen Grundelementen - Ereignissen, Funktionen und Konnektoren. Funktionen sind Tätigkeiten bzw. Aktivitäten in einem Geschäftsprozess, die durch Ereignisse ausgelöst werden. Ereignisse beschreiben Zustände im Prozessverlauf. Die Ereignisgesteuerte Prozesskette ist eine wechselnde Folge von Ereignissen und Funktionen, welche durch Konnektoren logisch verbunden wird.

Erfüllungsaufwand

"Der Erfüllungsaufwand umfasst den gesamten messbaren Zeitaufwand und die Kosten, die durch die Befolgung einer bundesrechtlichen Vorschrift bei Bürgerinnen und Bürgern, Wirtschaft sowie der öffentlichen Verwaltung entstehen." (Gesetz zur Einsetzung eines Nationalen Normenkontrollrates, §2, Abs. 1.)

Gesetz zur Einsetzung eines Nationalen Normenkontrollrates
URL: http://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/nkrg/gesamt.pdf
Zugriff am: 01.11.2012

(Geschäfts-)Prozess

Unter einem (Geschäfts-)Prozess ist eine zielgerichtete, in sich geschlossene, zeitlich-logische Abfolge von Aktivitäten zu verstehen, die aus einem definierten Input (Arbeitsleistung, Sachmittel etc.) ein definiertes Ergebnis (Output: Produkt, (Dienst)Leistung) erzeugt (vgl. Schmelzer/Sesselmann 2010, S. 62; vgl. Becker/Kugeler/Rosemann 2011, S. 6; Gourmelon/Mroß/Seidel 2011, S. 195). (Geschäfts-)Prozesse können auch organisationsübergreifende Aktivitäten beinhalten und Tätigkeiten anderer Akteure einbinden (vgl. Schmelzer/Sesselmann 2011, S. 64).

Schmelzer, J./Sesselmann W. 2010: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis. Kunden zufrieden stellen, Produktivität steigern, Wert erhöhen, München.

Gourmelon, A./Mroß, M./Seidel, S. 2011: Management im öffentlichen Sektor. Organisationen steuern - Strukturen schaffen - Prozesse gestalten, Heidelberg.

Becker, J./Kugeler, M./Rosemann, M. 2011: Process Management. A Guide for the Design of Business Processes, Heidelberg.

Geschäftsprozessmanagement
(GPM)

(Geschäfts-)Prozessmanagement umfasst alle Aktivitäten der Planung, Organisation, Dokumentation und Kontrolle, die darauf ausgerichtet sind, die (Geschäfts-)Prozesse einer Organisation zielgerichtet zu gestalten, zu steuern und fortlaufend zu verbessern.

Geschäftsprozessmodellierung
(Business Process Modeling)

Geschäftsprozessmodellierung ist wesentlicher Bestandteil des (Geschäfts-)Prozessmanagements und dient dazu, (Geschäfts-)Prozesse in einer Organisation zu dokumentieren und zu beschreiben. Dabei werden (Geschäfts-)Prozesse mit Hilfe einer Modellierungssprache (Notation) vollständig und konsistent dargestellt. Alle relevanten Merkmale eines Prozesses, notwendige Arbeitsschritte, beteiligte Organisationseinheiten und Rollen, Schnittstellen, benötigte Ressourcen, Informationen und Daten sowie das Prozessergebnis werden abgebildet.

Geschäftsprozessoptimierung
(GPO)

Geschäftsprozessoptimierung ist Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements und umfasst alle Aktivitäten, Maßnahmen und Entscheidungen, die dazu dienen, Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu verbessern und neu zu gestalten.

Geschäftsprozessphasen

Die Abfolge eines Geschäftsprozesses lässt sich entlang des "Lebenszyklus" in typische Phasen gliedern und nachvollziehbar strukturieren. Die zugehörigen Aktivitäten der Geschäftsprozessphasen sind bei nahezu allen (im Projekt betrachteten) Verwaltungsprozessen annähernd identisch (von der Vorbereitung des Antrags bis zur Archivierung der Dokumente) und können somit als Referenzmodule für verschiedene Prozesse verwendet werden.

Ist-Prozess

Ein Ist-Prozess ist ein Abbild des zum Erhebungszeitpunkt implementierten Geschäftsprozesses.

Informations- und Meldepflichten

"Informationspflichten sind aufgrund von Gesetz, Rechtsverordnung, Satzung oder Verwaltungsvorschrift bestehende Verpflichtungen, Daten oder sonstige Informationen für Behörden oder Dritte zu beschaffen, verfügbar zu halten oder zu übermitteln." (Gesetz zur Einsetzung eines Nationalen Normenkontrollrates, § 2 Abs. 2 Satz 2)

Gesetz zur Einsetzung eines Nationalen Normenkontrollrates
URL: http://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/nkrg/gesamt.pdf
Zugriff am: 13.11.2012

Leistung
Produkt
Produktgruppe
Produktbereich

Die Einzelaktivitäten (Leistungen) einer Verwaltung werden zu einer überschaubaren Anzahl an Leistungspaketen (Produkten) zusammengefasst. Produkte sind das Ergebnis von Wertschöpfungsprozessen, die wiederum aus einem Bündel von Leistungen und Teilprozessen bestehen. Die Leistungen sind dabei aus dem Blickwinkel eines Dritten (z.B. anderen Verwaltungseinheiten oder Unternehmen und Bürgern) das Ergebnis der Verwaltungstätigkeiten. Produkte ähnlicher Bereiche werden zu Produktgruppen und verwandte Produktgruppen letztlich zu Produktbereichen zusammengefasst.

Schedler, K./Proeller, I. 2003: New Public Management, Bern.Gourmelon, A./Mroß, M./Seidel, S. 2011: Management im öffentlichen Sektor. Organisationen steuern - Strukturen schaffen - Prozesse gestalten, Heidelberg.

Jann, W. 2011: Neues Steuerungsmodell, in: Blanke et al. (Hrsg.): Handbuch zur Verwaltungsreform, Wiesbaden, S. 98-108.

Normadressat

Normadressat ist eine (natürliche oder juristische) Person, an die sich eine Regelung einer Informations- und Meldepflicht (Richtlinie, Verordnung, Gesetz) richtet und deren Verhalten durch diese festgelegt wird. Der Normadressat ist verpflichtet, die Vorgabe (hier: IMP) nach den gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Er ist Handlungsträger und von der Regelung unmittelbar betroffen.

Notation

Notationen sind Modellierungssprachen, um Geschäftsprozesse zu visualisieren. Notationen umfassen Regeln, mit welchen Zeichen (Syntax und Semantik) und (grafischen) Elementen die Geschäftsprozesse zu beschreiben und einzelne Prozessbausteine zu verbinden sind. Gängige Notationen im Geschäftsprozessmanagement sind die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) und die Business Process Modeling Notation (BPMN).

One-Stop-Government

Kernidee des One-Stop-Government-Ansatzes ist es, den Zugang zu öffentlichen Informationen und Dienstleistungen für Verwaltungskunden an einer Stelle benutzerorientiert (unter Berücksichtigung zielgruppenspezifischer Bedarfe) zu bündeln. Die Nutzer können diese zentrale Anlaufstelle über mehrere Zugangskanäle erreichen (z.B. physisch (Bürgerbüro), telefonisch (Einheitliche Behördenrufnummer 115) oder online (z.B. Portale als Single Window)).

Optimierter Prozess

Der optimierte Prozess ist der vollständig implementierte und umgesetzte Soll-Prozess - als neuer Ist-Prozess.

Prozesskette

Eine Prozesskette fasst (Geschäfts-)Prozessen und/oder einzelne (Geschäfts-)Prozessschritte einer oder mehrerer Organisationen sowie den dazugehörigen Informationsaustausch zusammen, um ein Ziel zu erreichen. Eine Prozesskette ist die Verbindung (Verkettung) von aufeinander aufbauenden und/oder voneinander abhängigen (internen und externen) (Geschäfts-)Prozessen oder Teilprozessen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Prozessketten sind für die Betrachtung der Abwicklung von Informations- und Meldepflichten (IMP) relevant.

Definition des IfG.CC Potsdam - Institute for E-Government -

Prozesskosten

Die Prozesskosten stellen alle anfallenden Kosten bei der Durchführung eines Prozesses dar. Dabei unterscheidet man zwischen mengenabhängigen (variablen) sowie mengenunabhängigen (fixen) Prozesskosten (vgl. Horváth/Mayer 2011, S. 5ff.).

Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung ist ein Kostenrechnungssystem, das entgegen der traditionellen Kostenstellenrechnung versucht, alle prozessspezifischen Kosten kostenstellenübergreifend direkt zuzuordnen. Damit schafft die Prozesskostenrechnung Transparenz über den Ressourcenverbrauch, den einzelne Abläufe verursachen (vgl. Horváth/Mayer 2011, S. 5ff.).

Horváth, P./Mayer, R. 2011: Was ist aus der Prozesskostenrechnung geworden?, in: ZfCM Controlling & Management, Sonderheft 2, Wiesbaden, S. 5-10.

Prozesslandkarte

Eine Prozesslandkarte stellt einzelne Geschäftsprozesse einer Organisation mit ihren Wechselwirkungen untereinander grafisch dar und definiert die verantwortlichen Prozesseigner. Sie stellt sämtliche Prozesse einer Organisation dar, insbesondere die gesamten Abläufe und die Interaktion mit dem Kunden/Bürger oder Unternehmen. Die Prozesslandkarte dient vor allem dazu, Schnittstellen und Abhängigkeiten von Prozessen zu visualisieren.

Prozessorganisation

In einer Prozessorganisation wird die Organisationsstruktur an den Geschäftsprozessen ausgerichtet. Anders als in der funktionalen Organisation werden in der Prozessorganisation alle Aktivitäten, die notwendig sind, um eine Leistung zu erstellen, in einem Geschäftsprozess organisatorisch zusammengefasst.

Um die Potenziale vom vernetzten E-Government zu nutzen, ist eine Prozessorientierung erforderlich. Prozessschritte der Arbeitsorganisation werden herausgearbeitet und detailliert analysiert. So können Prozessschritte über Verwaltungs- und Sektorgrenzen hinweg neu gestaltet werden.

Prozesssteckbrief

In einem Prozesssteckbrief sind alle wesentlichen Eigenschaften eines Geschäftsprozesses zusammengefasst und strukturiert dargestellt. Der Steckbrief enthält Informationen zu den rechtlichen Grundlagen, dem Verfahrensablauf sowie Schnittstellen, Fallzahlen, Zeiten und Kosten des Geschäftsprozesses.

Prozesstypen

(Geschäfts-)Prozesse in Organisationen werden in Support-, Kern- und Führungsprozesse unterteilt.

Unterstützungsprozesse sind Leistungen für andere Bereiche oder Prozesse und stellen notwendige Organisationsinfrastruktur und Ressourcen bereit (z.B. Beschaffung von Personal oder Arbeitsmitteln). Unterstützungsprozesse sichern damit die Erfüllung der Leistungsprozesse.

Leistungsprozesse umfassen alle Aktivitäten, die für den Kunden unmittelbar Produkte bzw. Dienstleistungen bereitstellen (z.B. Erteilung von Erlaubnissen oder Genehmigungen).

Unter Führungsprozessen werden Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben verstanden, die von der Leitung (Management) der Organisation wahrgenommen werden (z.B. Leitbild- und Strategieentwicklung, Qualitätsmanagement oder Personalpolitik).

Referenzprozess

Referenzprozesse haben einen allgemeingültigen Charakter und bilden Sachverhalte ab, die behördenübergreifend Gültigkeit besitzen und durch entsprechende Modifizierung/Anpassung zu individuellen, d.h. verwaltungsspezifischen Prozessmodellen erweitert werden können. Referenzprozesse zeichnen sich durch einen hohen Abstraktionsgrad und ihre Wiederverwendbarkeit aus, d.h. Aufgaben, Anwendungen und Objekte werden so weit abstrahiert, dass eine allgemeingültige Verwendung möglich ist.

Schnittstelle

Eine Schnittstelle ist eine Verbindungs- bzw. übergangsstelle zwischen verschiedenen Akteuren (z.B. organisatorischen Einheiten oder Mitarbeitern; auch organisationsübergreifend) innerhalb eines (Geschäfts-)Prozesses. An der Schnittstelle werden Informationen, Daten und/oder Materialien übertragen oder ausgetauscht.

Soll-Prozess

Auf Grundlage der analysierten Schwachstellen erfolgt die Konzeption des SOLL-Prozesses, der als "Idealmodell" den kurz- bis mittelfristig gewünschten Zustand (als Neugestaltung) des derzeitigen Ist-Prozesses abbildet.

Für die Einführung bzw. Umsetzung des Soll-Prozesses sind entsprechend für jede Schwachstelle Verbesserungsmaßnahmen zu planen und regelmäßig mit dem Ist-Zustand abzugleichen.

Standardisierter Prozess

Der standardisierte Prozess ist ein für einen oder für mehrere Geschäftsprozesse gültiges, vereinheitlichtes Vorgehensmodell, um ein optimales Arbeitsergebnis in gleichbleibender Qualität mit gleichem, optimalem Ressourceneinsatz zu realisieren, unabhängig davon, wer diese Leistung erbringt.

Wissensmanagement

Wissensmanagement erschöpft sich nicht nur in der Nutzung von IT-Tools, um Wissen zu speichern, sondern umfasst darüber hinaus Strategien und Konzepte zum Erwerb, Transfer sowie der Organisation und Steuerung einer organisatorischen Wissensbasis. Ziel ist, die Gesamtheit der verfügbaren Kenntnisse und Fähigkeiten in einer Organisation anzuwenden und systematisch weiterzuentwickeln. Informationstechnik spielt bei der Nutzung, der Entwicklung, Sicherstellung und Vermittlung von Wissen eine wichtige Rolle. Da Wissen immer an Personen gebunden ist, ist der Faktor Mensch hierbei noch von größerer Bedeutung (vgl. Gourmelon/Mroß/Seidel 2011, S. 292ff.; vgl. Schmelzer/Sesselmann 2010, S. 21f.).

Gourmelon, A./Mroß, M./Seidel, S. 2011: Management im öffentlichen Sektor. Organisationen steuern - Strukturen schaffen - Prozesse gestalten, Heidelberg.

Schmelzer, J./Sesselmann W. 2010: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis. Kunden zufrieden stellen, Produktivität steigern, Wert erhöhen, München.

 

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